要把信息化项目@@@@当作一@@个工程来管理@@，特别是诸如@@@@ERP、CRM等大型信息化管理项目@@@@，更是要有一@@套科学的管理与实施方法@@，才能够保障项目@@的效果@@。若想用一@@篇文章说清楚信息化项目@@@@管理的方法@@，基本上是不可能的@@。若真的要谈@@，也都是一@@些条条框框的内容@@。笔者今天从信息化项目@@@@管理的一@@个角度出发@@@@，即项目@@的前期准备工作出发@@，谈谈这个@@CIO如@@何做好项目@@管理的问题@@。
中国有句俗话@@，叫做居安思危@@，思则有备@@，有备无患@@。意思就是说@@，事先有了充分的准备@@，就不会产生祸患@@。 我们@@CIO在负责信息化项目@@@@的时候@@，也必须如@@此@@。事先做好准备@@，才能够把信息化项目@@@@失败的风险降低到最低@@；并且对其他信息化项目@@@@的效果也有很大的促进作用@@。
具体的来说@@，笔者认为@@，CIO在项目@@之前要做好三@@项基本工作@@@@。
一@@、需求调研要预先做@@
不少人在谈到信息化项目@@@@管理的时候@@，认为第一@@个步骤就是@@“软件选型@@”。笔者认为@@这并不妥当@@。因为@@企业在不清楚自己的具体需求的情况下@@，就匆匆忙忙进行软件选型@@@@，那就好像是盲人摸象@@，很难取得成效@@。
巧妇难为无米之餐@@，这个米就是企业的需求@@。若没有这个需求的话@@，就是最有能力的@@CIO，恐怕也很难作出一@@顿像样的@@“信息化项目@@@@”大餐来@@。所以@@，笔者在任何一@@个信息化项目@@@@之前@@，都会花一@@段时间去跟各个部门的员工沟通一@@下@@，大致了解员工心中的想法@@。
如@@笔者从事@@CIO这个职位以来@@，负责的第一@@个信息化项目@@@@就是部署企业自己的邮箱系统@@。在接到这个指令以后@@，笔者不是盲目的去跟微软等邮件服务提供商联系@@，而是设计了一@@份需求调研表@@，向各个部门征集需求建议@@。需求表发下去没到三@@天@@，就收集上来了近百条需求@@。典型的有如@@下内容需求@@。
一@@是销售部门要求在群发邮件的时候@@，能够自动改变客户称呼@@。如@@企业有连个客户@@，联系人分别为李公跟周公@@。销售部门有新产品信息的话@@，就会像客户发邮件通知@@。为了节省工作量@@，销售人员往往是群发邮件@@。所以@@，销售人员在群发的时候@@，希望邮件开头的称呼@@，能够随着客户的不同@@，而选择对应的联系人@@。如@@李公或者周公等等@@。
二@@是销售部总监希望所有跟客户来往的信件@@，都能够自动在他的邮箱中备份@@。从而来销售总监可以了解到销售人员跟客户的沟通情况@@。而且@@，企业不少客户都是通过邮件下单@@、询问价格@@。所以@@，让客户的邮件自动转发给销售总监@@，也利于其进行管理@@。
三@@是不少部门员工还反映@@，能否直接通过浏览器也可以访问邮件系统@@。原来在他们以前供职的单位@@，也有邮箱系统@@。但是@@，那个必须要有特定的邮件客户端才可以查看@@邮件@@。当员工在家里办公或者出差的时候@@，就非常的不方便@@。所以@@，他们就希望这次@@的邮件系统能够直接通过网页访问@@。
笔者了解到了这些需求之后@@，在后续进行软件选型@@的时候@@，就游刃有余了@@。笔者根据这份需求@@，向各个邮箱系统提供商一@@一@@询问@@。若能够一@@一@@实现这些需求的@@，就列入了候选供应商@@。然后再根据邮箱服务器的价格@@、性能等因素最后确定具体的合作厂商@@。
二@@、项目@@目标要预先定@@
目标对于信息化项目@@@@来说非常重要@@。因为@@信息化项目@@@@跟实体项目@@不同@@。如@@建造一@@个厂房@@。厂房在一@@层层的盖起来@@，大家都可以看的到@@，所以@@管理起来就比较方便@@。但是@@，对于大部分信息化项目@@@@来说@@，有很多都是比较空的内容@@，或者说@@，效益可能要等到项目@@上线后几个月才能够反映出来@@。如@@ERP系统的提高仓库库存准确率@@、提高库存周转速度这些内容@@，只有在@@ERP系统上线后半年左右的时间才能够体现出来@@。故若在项目@@开始之前@@，没有定义相关的目标@@，则项目@@就很难管理与控制@@。
就再以上面这个邮箱项目@@为例@@，笔者在做好初步需求调研的同时@@@@，还着手进行项目@@目标的制定@@。
如@@要制定的第一@@个目标就是项目@@的周期@@。这个周期定的太长显然不好@@，会增加项目@@的成本@@；定的太短也不好@@，会影响项目@@的效果@@。所以@@，笔者就跟一@@些过来人讨教@@。根据他们的建议@@，结合我们@@公司具体需要实现的需求@@，设置了一@@个比较合理的项目@@周期@@。这也是项目@@选型的一@@个重要参考指标@@。
如@@对于什么时候实现什么目标进行明确定义@@。有些需求可能需要通过二@@次@@开发来完成@@，但是@@这往往需要花费比较多的时间@@。所以@@，若让所有的需求一@@次@@性完成的话@@，则往往会影响项目@@的上线时间@@。故笔者的做法是对项目@@进行分段实施@@。所以@@，CIO接下去要做到就是根据自己对这个项目@@的了解@@，对项目@@进行分割@@。在什么时候完成什么样的目标@@，进行清晰的定义@@。之所以@@这个工作要预先做@@，主要就是为了防止对软件公司牵着鼻子走@@。因为@@你若不事先有计划@@，则对方就很可能按照他们的业务繁忙情况来安排工作@@。这显然对于企业来说@@，是不利的@@。
如@@对于项目@@选型的时间也要进行定义@@。笔者遇到过不少的企业@@，实施一@@个@@ERP项目@@，选型时间就花了一@@年多@@。虽然说@@，选型工作是非常重要的@@，但是@@，花了这么多时间@@，就有点过头了@@。一@@年多下来@@，员工的耐心都给你磨掉了@@，以后哪还有什么动力来实施这个项目@@呢@@？所以@@，在制定目标的时候@@，最好对项目@@选型有最后的一@@个截至日期@@。防止项目@@选型占用比较多的时间@@。
总之@@，笔者认为@@，目标是指导我们@@工作的工具@@。虽然说@@，计划远远没有变化快@@。但是@@，若没有目标计划的话@@，则在信息化项目@@@@的推进中@@，我们@@很容易迷失方向@@，也很容易被对方牵着鼻子走@@。
三@@、项目@@成员要预先确定@@
信息化项目@@@@若光靠@@CIO一@@个人是很难推动的@@。有些综合性的信息化管理软件@@，如@@ERP、CRM等等要全公司动员@@。所以@@，CIO在项目@@之前要做的第三@@项准备工作就是要确立项目@@成员@@。
首先@@，CIO要确定项目@@的负责人@@。火车跑的快@@，全靠火车头@@。项目@@负责人对于信息化项目@@@@的作用@@，就好像这个火车头@@。一@@个信息化管理软件部署的效果好不好@@，其实@@，80%左右要看这个项目@@负责人@@。对于大多数管理软件来说@@，CIO并不是一@@个很合适的项目@@负责人人选@@。因为@@CIO由于工作背景等因素的限制@@，对于企业管理实务掌握的并不是精通@@；另一@@方面国内很多企业的@@CIO权利没有想象中的那么大@@，很少参与到企业的业务决策层去@@。所以@@，CIO在信息化项目@@@@中的角色@@，笔者认为@@应该是@@“有权利@@”的副职@@。利用项目@@管理员的专业判断来做好项目@@的推进工作@@。
其次@@@@，CIO要考虑关键用户的稳定性@@。任何一@@家企业都不希望自己公司为他人做嫁衣裳@@。由于有些@@CIO在事先没有考虑到这方面的内容@@，结果有不少的员工等到这个项目@@结束@@后@@（甚至还没上线@@），学完了东西就跳糟走人了@@。这对于企业来说@@，影响是巨大的@@。缺乏关键用户的支持@@，项目@@的效果与进度都会打折扣@@。所以@@，笔者认为@@，CIO在招募项目@@成员的时候@@，最好能够跟人事经理对公司管理团队的稳定性做个评估@@。若员工不怎么稳定的话@@，则要采取一@@定的措施@@，来保障软件关键用户的稳定性@@。不要让企业为其他单位白白的培养人才@@。
再者@@，要合理设置项目@@小组的人数@@。若项目@@参与的人数过多@@，则会影响企业的正常生产经营活动@@；同时@@，嘴多口杂@@，也很难统一@@意见@@。若项目@@参与的人数太少@@，则出主意的人就睡比较少@@；某个关键用户离职后对于企业的影响也会比较大@@。笔者在安排项目@@小组成员时@@，一@@般每个部门抽调两个人左右@@。如@@此关键用户离职后也可以有人接任@@，同时@@也不会对部门的正常运作产生多大的不利影响@@。若部门人数比较少的话@@，则可以只有一@@个人参加@@。但是@@，无论部门业务是否跟这个项目@@有关@@，一@@定要有人参加@@。因为@@企业各个部门是一@@个团队@@，即使没有直接关联的话@@，也会有他们需要配合的地方@@。故他们的参加@@，有助于项目@@的整体进度与效果@@。
预则立@@，不预则废@@。在信息化项目@@@@开始之前@@，做好相关的准备工作@@。只有如@@此@@，CIO后续的工作才能够顺利展开@@；才能够把信息化项目@@@@的主动权掌握在自己手中@@。所以@@，笔者建议各位@@CIO，在负责信息化项目@@@@的时候@@，要切实的做好项目@@的前期准备工作@@，特别是上面的三@@项内容@@。这是信息化项目@@@@得以保质保量按时完成的一@@个必要条件@@。
