随着我国信息化建设的迅猛发展@@，电子政务的推进更是势不可挡@@。据有关资料显示@@，全国各级政府和部门@@，电子政务规划和方案的预期投资金额将高达数千亿元@@，在实际应用中@@，业绩比较突出@@，且普及率较高的应该数公文的电子化@@@@。这项应用具有划时代的意义@@，他大大地解放了广大文秘人员的生产力@@，提高了办公效率和辅助领导决策的能力与水平@@，不仅是一@@场办公手段的革命@@，更重要的是引发了人们观念的巨大转变@@，继而促进了政务机关工作作风@@、工作方式的变革@@。马克思主义的辩证法告诉我们@@，世上的事物都是有联系的@@，联系的观点@@@@，发展的观点@@是永恒的真理@@。当我们初尝公文步入电子化@@的甜头之时@@，你曾否思考过与其密切关联的后道环节@@——档@@案@@管理@@，正面临着如何与时俱进的急迫问题呢@@？
本文针对文@@、档@@（文书@@，档@@案@@）这对有着首尾@@、因果关系@@，并贯穿于政务机关工作始终的业务@@，在信息时代所面临的@@“电子公文文档@@一@@体化@@”问题谈些粗浅的看法@@。
一@@、重首轻尾留下隐患文档@@现状不容乐观@@
众所周知@@，档@@案@@是人类知识与智慧的结晶@@，是人们各项工作与研究的第一@@手珍贵资料@@，具有查考使用价值@@。《中华人民共和国档@@案@@法@@》对档@@案@@是这样界定的@@：“过去和现在的国家机构@@、社会组织以及个人从事政治@@、军事@@、经济@@、科学@@、技术@@、文化@@、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字@@、图@@表@@、声像等不同形式的历史记录@@。”不难看出@@，对各级政务机关而言@@，一@@方面@@，现行的公文及其处理是日后国家档@@案@@@@的主要来源@@@@；另一@@方面@@@@，档@@案@@是立卷@@文书@@的必然归宿@@。值得一@@提的是@@，档@@案@@的价值取决于文书@@立卷@@的质量@@，而立卷@@文书@@的价值@@，则通过对档@@案@@的科学@@保管@@和利用@@来体现@@，二@@者是相辅相成@@，互为依存的@@。
随着信息技术@@的发展和电子文档@@法律地位的逐步确立@@，以及为满足向国际化接轨的需求@@，无纸化办公已成为一@@大趋势@@。办公过程的文字载体发生了由纸介质向磁介质@@（电子化@@）的质的转换@@，也就是说@@档@@案@@部门即将或已经面临着接收@@、整理@@、保管@@、利用@@、移交@@数字化文书@@档@@案@@的新课题@@，而且是一@@个无法回避只能积极应对的现实问题@@。图@@、文介质载体的转换@@，给档@@案@@这个被动的后道工序带来工作手段和工作方式以及管理@@、利用@@理念上的巨大挑战@@@@，同时也给档@@案@@事业的拓展带来了难得的机遇@@@@。
（一@@）机遇@@。数字化文档@@相比传统的纸质文档@@@@，突出的优势有五@@：一@@是简化了管理@@。如传统手段中的专业化人工分类@@@@、整理@@、制卡@@（目录卡@@、文件卡@@）以及保管@@中的七防工作@@（防火@@、防盗@@、防潮@@、防虫@@、防尘@@、防光@@、防鼠@@）；二@@是提高了效率@@。如通过计算机网络化管理@@，可依据不同授权实现便捷查寻@@、检索调阅@@@@、分析利用@@@@、打印复制@@，从而更好地服务于公众@@、服务于机关@@、服务于社会@@；三@@是大大地节约了存储@@空间@@与场地@@；四是改善了档@@案@@管理@@人员的工作环境@@；五是现代化产品与技术@@的发展速度可不断满足文@@、档@@处理手段升级的新需求@@。
（二@@）挑战@@。目前各级政务机关产生的海量文档@@@@，其前期的数据@@化处理过程@@，由于种种主客观原因还处于无标@@、无序状态@@，也就是说@@档@@案@@部门面临着如何应对首不顾尾的苦果@@，即吃不下@@、难消化的困境@@。
二@@、问题及其根源@@
文件从办理@@、办结@@、立卷@@、归档@@@@、移交@@入局@@（档@@案@@局@@、馆@@）要经历诸多环节和法定的时间段@@。这环节多和法定移交@@期就带来了问题@@。一@@是环节多@@，其中是说从文到档@@的运行环节多@@，另外还有一@@层意思是说@@，产生文件的部门多@@；二@@是移交@@期限长@@，我国对政务机关的档@@案@@在本部门的法定保管@@期是因所在机关的级别而定@@，如省级机关的文档@@要等长达十五年后才向省档@@案@@局@@@@（馆@@）移交@@。
这一@@多一@@长@@，问题就凸显出来了@@。一@@是现在市场上提供的和各单位@@、各部门使用的@@，处理文档@@数字化的硬@@、软工具门类多@@、品种杂@@，加之采用何种手段国家目前在公文处理办法中未作硬性规定@@，至使产生的电子文件数据@@格式@@@@、版式@@无标可依@@。而档@@案@@部门要想真正实现计算机管理@@，就必须将接收的电子化@@文档@@置于一@@个适用于移交@@@@、保管@@、分类@@、存储@@、调阅@@、打印的统一@@标准@@之下@@。试想如此庞大繁杂的数字文档@@@@，向某一@@个特定标准@@格式@@@@、版式@@的转换谈何容易@@；二@@是十五年以上的移交@@期变数太大@@，带来的技术@@难题更多@@@@.因为电子技术@@@@、通讯技术@@和硬@@、软技术@@的发展可以说是日新月异@@，十五年不知要出现并淘汰多少代产品@@，档@@案@@部门面对来自不同历史时期未作标准@@化处理的电子文档@@@@，就必须要置备历代用于文字处理的硬@@、软设备以及相应的备品附料@@，同时档@@案@@部门的工作人员也必须要学会和掌握这不同历史时期的硬软设施的操作技能@@。鉴于此情@@，可想而知真正实施起来是很难办到的@@。以上分析并非危言耸听和杞人忧天@@，而是早晚会发生或正在发生并必须面对的现实问题@@。
三@@、如何破解@@
经过以上的分析不难看出@@@@，问题在首尾数据@@的衔接@@，根源在统一@@标准@@的制定@@，这出路自然也就清楚了@@。在日常应用中@@，国际互联网是大家比较熟悉的能廉价实现信息共享的成功案例之一@@@@，它凭借的不是硬件@@、软件的高度统一@@@@，而是依托于统一@@的网络协议和标准@@@@。他山之石可以攻玉@@，我国的电子文档@@一@@体化问题@@，可借鉴其思路@@，从行政管理和技术@@这两个方面入手得以破解@@。
（一@@）行政立法@@。国家档@@案@@@@、标准@@化管理部门要尽早联手制定电子公文一@@体化业务流程技术@@标准@@体系和规则@@，也就是说@@，为便利首尾对接提出电子文档@@格式@@@@、版式@@的法定要求@@，以保证立卷@@电子公文向档@@案@@管理@@系统的平滑移交@@@@，实现档@@案@@目录信息@@，文件原文和元数据@@的计算机网络化管理@@。具体讲就是针对电子公文文档@@一@@体化@@业务流程@@，分别对文件@@、档@@案@@、文档@@交换三@@个方面建立文档@@安全与管理机关的标准@@体系@@。需要强调和说明的是@@，标准@@化建设必须要抓住核心@@，要简单易行@@、方便操作@@，否则为达标而给文秘工作人员增加过多的工作量@@，实际运作中就很难推动了@@，因为档@@案@@部门对文秘部门的制约力度是有限的@@。
（二@@）自动转换@@。即通过软件技术@@实现不同标准@@间的自动生成功能@@。最科学@@最便捷的办法是@@，充分利用@@现有国际@@、国内公认的成熟的协议@@、标准@@、技术@@，以国际标准@@或国内标准@@为基准@@，一@@切向其看齐@@，通过产品化的软件化繁为简@@，将不同处理手段形成的数据@@@@、版式@@，通过软件自动转化到国际@@、国内标准@@上来@@。如国际上现用的@@XML技术@@（XML技术@@是基于@@SGML发展而来的@@，是对@@SGML的简化@@，并在@@W3C组织的管理下@@，推出一@@系列标准@@@@，是目前国际广泛认可的数据@@格式@@@@）；又如国内北大方正提出并已在一@@些政府领域实施的@@CEB格式@@（CEB是国务院办公厅秘书局指定的版式@@文件参考标准@@@@，在不同的环境下保持显示不发生变化@@；文件生成后不可修改@@；支持蒙@@、维@@、藏@@、韩等民族文字@@；支持电子签名@@、数据@@加密等安全机制@@；可实现对@@XML、S2、PS、POF、TIFF、DOC、WPS格式@@的自动转换@@@@）。
值得提出的是@@，以上破解方案的实施都必须建立在各级领导和应用人员文档@@生成管理观念转变的基础之上@@，所以信息化意识的宣传工作要先行@@，这也是我写这篇文章的初衷@@，为了对历史负责@@，让我们对电子公文文档@@一@@体化@@工作重视起来@@、行动起来吧@@！亦早不亦迟@@。
