据@@《ComputerWorld》最近的一@@项调查显示@@，CIO今年的日子不会好过@@。其中一@@项问卷问到@@CIO面临的最大的管理@@挑战是什么呢@@？调查结果是@@：IT项目管理@@@@，它位居@@CIO担心问题排行榜的首位@@。也就是说@@，如何在@@@@IT预算削减越来越严峻的情况下@@，高效的按时完成各种@@IT项目是最让@@CIO头痛的事情@@。
在@@IT项目管理@@@@中@@，由于@@受资源限制人们常常会敷衍的执行某些活动@@，其中经常被忽视的一@@个@@活动就是@@IT项目管理@@@@工具@@的使用@@。但适得其反的是@@，由于@@忽视@@IT项目管理@@@@工具@@的使用@@，往往反而会使到@@这个@@IT项目遭受到沉重打击@@。正所谓@@：工欲善其事@@,必先利其器@@。当没有适当的工具时@@，管理@@一@@个@@@@IT项目将会是一@@个@@不可能完成的任务@@，项目管理@@@@活动也将会变得难以组织和处理@@。
一@@、缺乏管理@@工具@@，IT项目易陷混乱@@
IT项目缺乏有效管理@@的痼疾之一@@@@，是许多情况下人们并不清楚究竟该做什么@@，该什么时候做@@，但却一@@直忙碌不停地去做着各种活动@@。这种情况往往会使@@IT项目半途而废或返工重来@@，结果造成很大的损失@@。一@@般来说@@，IT项目管理@@@@应要严格遵循项目活动的内在@@规律才有可能避免不必要的损失@@，才能少走弯路@@。因此@@，如何做好@@IT项目管理@@@@是目前大部分@@CIO面临的难题之一@@@@。
(1)缺乏项目工具@@，管理@@将难以有序进行@@
管理@@IT项目向来就不是一@@件容易的事@@。现在@@让许多@@CIO更为沮丧的是@@，2009年许多公司的@@IT项目将会面临预算缩减的窘境@@，因此@@IT部门将无法承担起编制预算@@、项目规划@@、项目进度@@、工作流程跟踪及成本控制等项目管理@@@@工具@@的费用@@。但实践经验表明@@，如果没有一@@套高效的项目管理@@@@工具@@协助@@，想要顺利解决这些项目问题更是难上加难@@。
(2)缺乏工具协助@@，资源管理@@@@难以跟踪与控制@@
在@@IT项目管理@@@@中@@，合理分配和管理@@项目所需的资源是一@@件困难的事情@@，这些资源不光是硬件设备和软件工具@@，还包括时间@@和人力资源@@。例如@@，在@@传统手工管理@@方式下@@，项目资源管理@@@@与需求间的关系很难进行精确跟踪与控制@@，经常出现项目资源未完全覆盖项目需求@@，或项目资源超出项目需求而造成@@IT资源浪费@@。
另外@@，资源管理@@@@还有一@@个@@重要的方面就是时间@@管理@@@@，很少有@@IT项目在@@实施周期内拥有充足的时间@@来完成许多高水平的活动@@。通常情况是项目生命周期内本来就很短的@@“时间@@周期@@”总是不可避免地会被耽搁@@，而这种耽搁会不断的使项目任务变换优先级@@，而不断转换工作优先级会为项目结果@@和项目管理@@@@带来更多@@的不确定性@@。所以@@，缺乏工具协助@@，许多项目都会无法突破时间@@资源的限制@@。
(3)协调复杂@@，难以保持团队沟通同步@@
IT项目的顺利完成需要团队成员共同协作@@，因此@@项目团队同步协调十分重要@@。特别是多区域和多团队的协调更为困难@@，常使管理@@乱成一@@团@@。因此@@，有效的沟通和协调是项目管理@@@@取得成功的关键因素@@，这就要求有一@@种工具来帮助和促进沟通的进行@@。
(4)缺乏管理@@工具@@，报表@@信息将会杂乱@@
项目管理@@@@报表@@能够传达项目执行状态和一@@些质量评定标准@@，这对项目成员理解项目工作非常有帮助@@。因此@@，项目管理@@@@报表@@应是十分简洁@@，能提供恰当的信息@@。如果报表@@只有非常少的信息@@，那么项目成员将不能充分了解项目的真实情况@@。但如果报表@@有过多的信息@@，那么有效的项目管理@@@@信息也会变得模糊@@，项目成员对于项目真实情况的了解也将会被减少@@。因此@@，报表@@信息混乱@@，过多或过少都会严重影响决策和判断@@。
二@@、为什么需要项目管理@@@@工具@@@@？
(1)什么是@@IT项目管理@@@@？
要想把@@IT项目顺利完成最重要的是什么呢@@?我们一@@直认为是有效的项目管理@@@@@@。项目管理@@@@包括对人的管理@@@@、对项目目标的管理@@@@、对项目资源的管理@@@@、对项目执行流程的管理@@和对项目度量和监督的管理@@等@@。因此@@，项目管理@@@@不仅仅是一@@种技术@@，更是完成项目活动的管理@@过程@@。真正要做好项目管理@@@@@@，是需要建立起一@@套项目管理@@@@体系@@。所以@@，一@@个@@IT项目成功需要很多因素@@，项目过程管理@@就是其中的重中之重@@。有组织的项目过程管理@@将会大大减少错误@@，而且使得复杂的项目得到更有效的@@、更有力的开展和执行@@。
(2)什么是@@IT项目管理@@@@工具@@？
由于@@IT项目管理@@@@越来越复杂@@，使到@@IT项目管理@@@@有许多令人生畏而且不可避免的挑战@@。这时@@，单纯增加人手或利用手工管理@@已不能解决问题@@，好消息是有大量管理@@工具可以应对这些挑战@@。一@@个@@完整的项目管理@@@@工具@@@@，应能用于项目计划@@@@、执行过程@@、项目结果@@、文档和跟踪等各种项目行为的过程管理@@@@，能把项目中所涉及的全部任务集成起来@@，并能提供基于项目活动过程的分析@@、评估和变更的功能@@。因此@@，项目管理@@@@工具@@是指利用工具对项目目标@@、项目计划@@、执行过程@@、项目结果@@进行的过程管理@@@@，目的是为了大大提高项目执行的效率@@、时间@@、质量和覆盖范围等@@。
(3)项目管理@@@@工具@@应具备的基本功能@@
①项目计划@@和日程表@@
项目管理@@@@工具@@应能跟踪项目工作是否按照预期计划和进度开展@@，也可以随时了解项目计划@@的执行状态@@，并能对团队人员的工作绩效进行考核@@，以保障项目活动的顺利进行@@。而日程表主要用来对项目中各个单项资源或一@@组资源确定工作时间@@@@。使用日程表能计算出项目的进度计划@@，明确每项任务的主题@@、起始与结束@@日期@@、总结评价@@、以及预计工期@@(包括按各种计时标准的乐观@@、最可能及悲观估计@@)，还可以明确与其它任务的先后顺序关系以及负责人@@。
②进度管理@@@@
在@@实际@@IT项目管理@@@@工作中@@，人工进行进度安排活动显得极为复杂@@。项目管理@@@@工具@@能为进度管理@@@@提供广泛的支持@@，而且一@@般是自动化的@@。例如@@，工具应能根据@@任务和资源清单以及所有相关信息制作出甘特图及网络图@@，对于这些清单的任何变化@@，进度安排会自动反映出来@@。此外@@，还应要能调度重复任务@@、制定进度安排任务的优先顺序@@、或进行反向进度安排@@、确定工作轮班@@、调度占用时间@@@@、调度任务@@，还要能确定最晚开始或尽早开始时间@@@@。
③资源管理@@@@
资源管理@@@@是@@IT项目管理@@@@的难点和重点@@，因此@@管理@@工具应要能提供一@@份资源清单@@，列明各种资源的名称@@、资源可以利用时间@@的极限@@、资源标准及过时率@@、资源的收益方法和文本说明@@。使用户可以按百分比分为任务配置资源@@、设定资源配置的优先标准@@、或为同一@@任务分配各个资源@@，并能对每项资源的备注和说明@@。最后@@，借用项目管理@@@@工具@@应能及时显示并修正不合理的资源配置@@。
④项目监督及跟踪@@
项目管理@@@@的一@@项基本工作是对工作进程@@、实际费用和实际成本@@耗用进行跟踪管理@@@@。管理@@工具应能允许用户确定一@@个@@基准计划@@，就实际进程及成本与基准计划里的相应部分进行比较@@。例如@@进行中或已完成的任务@@、相关的费用@@、所用的时间@@@@、起止日期@@、实际投入或花费的资金@@、耗用的资源@@，以及剩余的工期@@、资源和费用@@。
⑤图形化分析与报表@@工具@@
项目管理@@@@工具@@应具有实用的统计功能@@，可以从各种角度建立图形化分析统计报表@@@@，以便及时掌握项目执行情况@@。因为对于有大量活动事项的@@IT项目来说@@，人工制出一@@份甘特图或网络图@@，或人工进行修改制图是一@@件极其乏味而又容易出错的工作@@。同时@@，好的项目管理@@@@工具@@还必须提供所有相关信息完整的报表@@@@，例如@@项目全面汇报报表@@@@、项目主要阶段@@(里程碑@@)报表@@、整个项目的预算报表@@@@、超支情况报表@@@@、累计预算成本@@、实际成本@@、进度控制报表@@等@@。所有这些报表@@要能对项目不同结果进行分析和比较@@，并能帮助项目成员判断项目的当前状态@@。
三@@、IT项目管理@@@@工具@@的选择与考察@@
面对市场上众多的商品化项目管理@@@@工具@@@@，对项目管理@@@@工具@@的选择和考察就成了一@@个@@比较重要的问题@@。我们在@@考虑选用项目管理@@@@工具@@的时候@@，建议从以下几个方面进行权衡和选择@@：
(1)功能考虑@@
功能当然@@是我们最关注@@的内容@@，选择一@@个@@项目管理@@@@工具@@首先就是看它提供的功能@@。当然@@，这并不是说工具提供的功能越多就越好@@。在@@实际@@的选择过程中@@，适用才是根本@@。“钱要花在@@刀刃上@@”，为不需要的功能花费金钱不是明智的行为@@。事实上@@，目前市面上同类的项目管理@@@@软件工具之间的基本功能都是大同小异@@，只不过是有不同的侧重点@@。
(2)能否与现有的项目管理@@@@模式保持一@@致@@
项目管理@@@@工具@@引入的目的是使项目管理@@@@自动化@@，引入工具需要考虑工具引入后能否与现有的项目管理@@@@模式保持一@@致@@性@@。也就是说@@，对项目工具的选择必须有一@@个@@全盘的考虑@@，要考虑到公司的实际情况@@，要避免盲目引入项目管理@@@@工具@@@@。因为并不是每种项目工具都适合公司目前的实际管理@@情况@@，如果怀着美好的愿望花了不小的代价引入项目管理@@@@工具@@@@，却发现与现有的项目管理@@@@模式不一@@致@@，结果项目工具成了摆设@@，这不仅仅是浪费了资金@@，还会对项目进度@@产生严重影响@@。
(3)是否具备人力管理@@功能@@
项目管理@@@@工具@@是否具有人力资源管理@@@@功能也是选择和考察的重点之一@@@@。也就是说@@，要能根据@@人员的分工和职能不同划分严格的权限@@，从而明确项目任务以保证项目执行的质量@@。如项目人员的绩效考核@@、人员的技术定位@@、人员激励等@@。另外@@，项目管理@@@@工具@@应能有效处理人力资源不足的问题@@，应要能协调和运用任何人力资源@@，而不管它们在@@什么地方@@。对于那些跨越一@@个@@或更多@@场所或团队的项目来说@@@@，还应该包括能对不同区域场所和不同团队的进行协调和调配@@。
