福建@@省民国档案数据@@库@@建设实践初探@@

作为民国时期政治@@、经济@@、军事@@、文化@@、科研等@@各项活动的历史记录@@，民国档案经历了近一@@个世纪的历史沧桑@@，已成为弥足珍贵的一@@代文献@@。在@@档案信息化建设的进程中@@，民国档案目录数据@@库以其信息资源的一@@种存在@@形式@@，成为档案馆信息资源中的重要组成部分@@。福建@@省民国档案目录数据@@采集工作于@@2001年@@启动@@，2003年@@5月结束@@@@，数据@@库已于同年@@底正式启用@@。此项工作的完成@@，对@@全面开发和@@系统利用档案信息资源@@，开展馆际间的档案信息交流和@@咨询@@服务工作@@，实现档案信息资源共享@@，都有着重要的意义@@。因此@@，研究建库过程中的技术问题@@，及@@时总结经验@@，具有经验借鉴和@@现实的指导意义@@。

　一@@、建库工作中遵循的原则@@

　标准化原则@@ 标准化是档案信息资源共享的重要前提@@。福建@@省档案馆@@从建库伊始就重视数据@@库的建设质量@@，并在@@贯彻执行国家标准的过程中@@，采取了行之有效的工作方法@@：
　首先@@，为统一@@民国档案检索方法@@，提高民国档案目录体系的质量与效能@@，根据全国民国档案目录中心颁发的有关工作标准@@，结合本省民国档案的实际情况和@@特点@@，福建@@省档案目录中心制定了@@《福建@@省民国档案目录数据@@采集工作实施意见@@》，并与@@《民国档案著录细则@@》、《民国档案分类@@标引细则@@》、《民国档案机读软磁盘数据@@交换格式@@》及@@《档号编制规范@@》等@@国家标准一@@起下发各县@@、市@@，做到数据@@采集的标准化@@，以保证建库工作质量@@。
　其次@@@@，为建立规范@@、统一@@的数据@@库@@，坚持统一@@的组织管理@@，选择统一@@的数据@@格式@@，遵守统一@@的标准规则@@。在@@业务指导工作中@@，采取集中指导培训@@、随机检查数据@@@@、个别交流讨论相结合的方法@@，促进了标准化工作的落实与提高@@，优化了全省民国档案目录数据@@采集前处理工作的质量@@。
　此外@@，为减小民国档案数据@@库@@的差错率@@，对@@数据@@质量进行有效的全程控制@@，实行了数据@@前处理@@、录入人员自审@@、审校人员初审@@、专人终审的数据@@著录和@@审校制度@@。
　全局性原则@@ 全省民国档案目录数据@@库的建设是一@@个复杂的系统工程@@，是全省档案界的一@@次@@大协作@@，涉及@@硬件设置@@、软件配套@@、人员组织@@、标准实施等@@方方面面@@，必须处理好个体与整体@@、局部与全局的关系@@，在@@统一@@认识的前提下分步实施@@。按照福建@@省档案局的统一@@领导和@@部署@@，参加采集建库工作的@@9个设区市@@共@@72个县@@、市@@档案馆摒弃各自为政的观念@@，树立全省一@@盘棋思想@@，实施一@@级负责一@@级的组织管理原则@@，服从全局@@，依托全局@@，认真履行工作职责@@，互相配合@@，交流经验@@，不断改进个体局部的工作实践@@，做到了个体与整体@@、局部与全局的有机融合@@。
　特色原则@@ 是指所建的档案数据@@库@@具有特色和@@拥有独特价值@@。不同的档案馆@@，都有着不同的地域个性@@，离开了特色和@@个性@@，就失去了各地的独特优势@@。因此@@，在@@建库过程中@@，坚持特色原则@@@@，对@@保持和@@延伸原有的馆藏特色显得尤为重要@@。为了再现民国时期福建@@省的历史和@@文化@@@@，组成丰富多彩的民国档案信息资源@@，福建@@省档案馆@@在@@构建民国档案目录数据@@库的进程中@@，注意突出各县@@、市@@档案馆的地方特色和@@文化@@内涵@@，对@@一@@些反映历史事件@@、闽台@@交流@@、侨史侨政@@、民族工业@@、民俗风情@@、传统工艺@@、名胜古迹等@@具有区域性特色的案卷题名@@，无论是在@@数据@@准备阶段还是著录标引@@、审核阶段@@，都作为业务指导和@@审核校对@@的重点@@，力求在@@题名内容@@上充分揭示@@，标引准确一@@致@@。

　二@@、建库过程中影响检索的几个问题与对@@策@@

　福建@@省民国档案目录数据@@库的建立@@，一@@方面摸清了全省现存的民国档案数量@@，强化了基础工作@@，另一@@方面实现了全省民国档案信息资源的共享@@，体现档案为社会服务的宗旨@@。福建@@省民国档案案卷级目录数据@@库涵盖了全省各级综合档案馆所典藏的民国档案@@，是一@@个完整@@的检索体系@@，每一@@个著录项目都是一@@个检索点@@，利用者可根据各自的要求@@，从著录项目的单项或多项组合中@@，提取检索值@@。它的建立@@，对@@促进国内外学术交流@@，提高民国档案的管理效率和@@检索利用@@，都有不可低估的作用@@。诚然@@，要使档案数据@@库@@服务于社会@@，服务于社会主义建设事业@@，除了关注@@服务器的能力@@，接入端口的带宽@@，所用操作系统与数据@@库软件的性能@@，更应当注重数据@@内容@@的质量@@。因此@@，对@@数据@@进行规范化处理显得尤为重要@@。所谓规范化处理@@，具体包括责任者是否规范@@，题名是否有内容@@@@，责任者与题名及@@文种是否相符@@，标引是否准确@@，时间项著录格式是否规范等@@@@，同时@@还应探究以下几个问题@@：
　1、题名与档案检索之间的关系@@。题名是民国档案著录项中最具检索价值的项目@@，只有结构完整@@@@、内容@@充实的题名才能方便利用者检索@@，才能真正地实现档案资源的共享@@。由于在@@实际检索时@@，题名中的每一@@个关键词@@、自由词都是一@@个检索点@@，同时@@利用者的检索提问仅能提供一@@些词组或短句@@，因此@@，规范题名@@，完整@@、准确地反映档案内容@@@@，是保证查全率和@@查准率的重要前提@@。对@@于一@@些不完整@@的题名@@，如@@“人民申请卷@@”、“有关业务问题@@”、“邮政总局通令@@”等@@，就应进行相应的修改@@，充实题名的内容@@@@。题名的准确还包括责任者@@、内容@@、文种及@@时间@@。责任者是责任者项中的第一@@责任者@@，应与题名内容@@及@@文种相互照应@@，如@@“××县卫生院关于示范县施政报告@@”，该题名属于责任者与题名内容@@不符@@，经查案卷@@，改为@@“××县政府@@关于@@示范县施政报告@@”；再如@@@@“××县中学学生名册及@@毕业监考的指令@@@@”，该题名属于责任者与文种不符@@，查案后改为@@@@“××县政府@@关于@@××中学学生名册及@@毕业监考的指令@@”。同时@@，题名中语序排列的正确与否@@，也是影响检索质量的因素@@，如@@“福建@@省各县市@@政府@@统计室员工役人数薪额调查表@@”，根据案卷内容@@@@，正确的题名应为@@“福建@@省政府@@统计室关于各县市@@报送员工役人数薪额调查表@@”。此外@@，还应避免将题名变成卷内目录文摘或堆砌文件标题@@，应在@@删除修饰词@@、介词的基础上@@，用精练的词或词组将档案内容@@概括提炼后完整@@@@、准确地反映出来@@。
　2、责任者与档案检索之间的关系@@。责任者是指对@@档案内容@@进行创造或负有责任的团体或个人@@，使用时应用全称或规范简称@@，并注意始终保持统一@@简称@@；当责任者过多时@@，应该有所指而@@不应泛指@@，应选择责任者项中的第一@@责任者或案卷中的主要责任者@@，而@@“各国民学校@@”、“各乡公所@@”、“粮食局@@”等@@，并不是一@@个明确的机构@@，在@@利用中不利于检索@@，应改用具体名称@@，只有这样才能保证目录信息的准确性@@，保证档案检索的查准率@@。
　3、分类@@号与档案检索之间的关系@@。民国档案分类@@表是一@@种以国家机构@@、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础@@，并紧密结合档案记述和@@反映事物属性关系@@，采取从总到分@@、从一@@般到具体的分类@@方法@@。它是以号码和@@类@@目相结合的方式来揭示档案内容@@@@，使利用者能@@“按类@@索档@@”，可在@@较大范围内满足利用者查全的要求@@，利用分类@@号检索@@，是实现档案族性检索最有效的手段之一@@@@，因此@@，在@@分类@@标引时@@，为了保证数据@@质量@@，提高检索效果@@，主要采取了四项措施@@：
　其一@@@@，对@@于那些不能准确的给出分类@@号的题名@@，应查清题名具体内容@@@@，只有题名准确@@，才能保证分类@@的准确@@、到位@@。如@@“××区学生一@@览表@@”，在@@分类@@表中只能反映到一@@级类@@目@@J1.35，经查案卷@@内容@@@@，将题名改为@@@@“××区中学学生一@@览表@@”，赋予分类@@号@@J121.35，经过处理的题名内容@@专指性更强@@，分类@@号更准确@@，便于检索@@。又如@@@@“福建@@省政府@@关于区辖各县长巡视@@报告汇报表@@”经查案卷@@为政府@@工作中的报告@@，应入@@B3-62，而@@不应按字面理解@@“巡视@@”为监察@@，误标为@@E31。
　其二@@@@，为提高检索效率@@，对@@利用者可能会从两个方面进行检索@@，且数量多的档案@@，在@@保证标引一@@致性的基础上@@，采取先集中归类@@再入具体系统进行复分的方法@@。如@@：“福建@@省政府@@对@@各县警察局警员的任免@@”，先归入@@“公务员人事管理@@”类@@，后入警政类@@进行复分@@，分别标出@@“E22”和@@“C7-42”两个分类@@号@@。又如@@@@，“其他@@”类@@的标引因其内容@@的不明确@@，在@@操作中不好掌握@@，为避免将同一@@类@@问题归入前后不一@@致的类@@目@@，我们在@@了解档案内容@@@@，取得共识@@，做好记录的基础上@@，对@@“其他@@”类@@进行统一@@规范@@。
　其三@@，民国档案中有相当部分的案件档案@@，由于这部分档案在@@数据@@准备过程中@@，对@@于题名内容@@的揭示很不规范@@，表现为题名表述详简不一@@@@，简单的如@@@@“抢夺@@”、“控案@@”等@@，详细的如@@@@“×××勒索@@（缴没赃款@@150元@@）”，还有的题名如@@@@“申请死亡案@@”等@@，既不知何义@@、令人费解@@，更无法归类@@@@，因此@@，对@@涉及@@案件内容@@的题名@@，在@@文字表述上采取靠分类@@表的方法@@，不管是否立案的案件@@、还有执行卷等@@@@，其题名必须点明案件性质@@，在@@分清@@“民事审判@@”、“刑事审判@@”、“特种刑事案@@”、“行政诉讼案@@”的基础上归入相关的类@@@@。
　其四@@，由于我省特殊的地理位置@@，档案中有不少反映闽台@@两省各级政府@@和@@社会各界在@@政治@@、经济@@、科技@@、文化@@方面的交流合作@@，以及@@两地人民的通航@@、通邮等@@情况的档案文献@@，为充分揭示港@@@@、澳@@、台@@特色问题@@，突出地方特色@@，便于提供利用@@，我们采取增类@@的办法@@，在@@“政务@@总类@@@@B”项下增设类@@名@@“港@@、澳@@、台@@”，同时@@用类@@号@@“B7”表示@@，并将其细化为@@“B71保护@@”和@@“B72商务@@”。